Скоросшиватель — это не только удобное, но и функциональное устройство для хранения и транспортировки большого числа документов. Важно, чтобы документы были правильно сложены и расположены внутри скоросшивателя, чтобы избежать потери их, а также чтобы сохранить их оригинальный внешний вид. В этой статье мы расскажем, как правильно складывать файлы в скоросшиватель.
Статья:
Скоросшиватель — это устройство, которое незаменимо для организаций и частных лиц, имеющих дело с большим количеством документов. Он позволяет быстро и без потерь транспортировать большое количество бумаг, также удобно хранить много документов на полке, при этом не занимая много места.
Несмотря на то, что скоросшиватель является простым устройством, существует несколько правил, которых нужно придерживаться при складывании файлов в него.
Первое правило — не переполняйте скоросшиватель. Лучше на каждый файл отводить не более 5-7 миллиметров, чтобы ничего лишнего не выглядывало из-под пластиковых крышек. Не нарушайте срок использования скоросшивателя, если он уже полностью заполнен, лучше купить новый.
Второе правило — не смешивайте документы разных размеров и видов. Если у вас есть A4 и A5 документы, то не засовывайте их в один файл, тем самым повредив их. Используйте разные скоросшиватели для разных видов документов.
Третье правило — все документы должны строго соблюдать порядок. Если у вас есть несколько файлов и в каждом содержится определенная информация, лучше придерживаться порядка в складывании. Так, например, если вы имеете дело с документами, связанными со строительством, то можно расположить первым файлом проект дома, вторым — смету, третьим — диаграмму фундамента и так далее.
Четвертое правило — все документы должны быть всегда аккуратно сложены внутри скоросшивателя. Их не стоит помещать в нагромождения, лучше использовать перегородки, чтобы разделять документы на разные категории. Также стоит проверять, чтобы ничего не выглядывало из-под пластиковых крышек.
Пятого правила нет, но есть рекомендация — если вы заботитесь о сохранности документов, используйте скоросшиватели высокого качества, выдерживающие несколько тысяч «расходов» за свою жизнь.
Важно помнить, что правильное складывание документов в скоросшиватель облегчает работу совсем не на словах. Более того, это удобно и экономит время, а также снижает риск потери ценных документов. Не забывайте следовать правилам и рекомендациям, и вы будете использовать скоросшиватель на максимальном уровне.